כמו תמיד נשתדל לכתוב את הסיפור של המקרה ב-2 דרכים, אחת כללית ונגישה לכל קורא והשנייה מעמיקה יותר ומעט יותר טכנית.לפניכם סיפור התהליך ולמטה מתחתיו הגרסה המקוצרת הטכנית – ארכיטקטורה ומימוש.
סיפור ותהליך
בכל יום, מאות לקוחות נכנסים לחנות המקוונת של אבי סופר ומבצעים רכישות. מה שהם לא יודעים הוא שברגע הלחיצה על כפתור "סיים הזמנה", מתחיל מסע טכנולוגי מרתק שמשלב בין מערכות מתקדמות ותהליכים חכמים.
השלב הראשון: קליטת ההזמנה
כשלקוחה מסיימת את ההזמנה בחנות המקוונת (המבוססת על פרסטשופ), Webhook ייעודי קולט מיד את כל הפרטים החיוניים: מי הזמין? מה הוזמן? לאן צריך לשלוח? המערכת אוספת הכל – משם הלקוח ומספר הטלפון שלו, דרך פרטי המוצרים והכמויות, ועד לקומה ומספר הדירה למשלוח. כל פרט, קטן כגדול, נשמר בדייקנות.
המוח של המערכת: עיבוד המידע
אחרי שכל המידע נאסף, מתחיל תהליך עיבוד מתוחכם:
- המערכת מארגנת את הנתונים במבנה אחיד ומסודר
- מתבצעת התאמה חכמה של פרטי המוצרים מול מערכת הניהול • המידע עובר בדיקות תקינות ואימות • הכל נשמר במאגר נתונים זמני לצורך המשך העיבוד
- המידע עובר בדיקות תקינות ואימות
- הכל נשמר במאגר נתונים זמני לצורך המשך העיבוד
הסנכרון המושלם
הקסם האמיתי מתרחש בשלב הסנכרון עם מערכת הפריוריטי. כאן, המערכת פועלת כמו מתורגמן מיומן:
• היא מתרגמת את פרטי ההזמנה לפורמט שפריוריטי מבין
• מוודאת שכל המחירים, ההנחות ודמי המשלוח מדויקים
• מעדכנת את המלאי בזמן אמת
• שומרת על תיעוד מלא של כל התהליך
היתרונות לעסק
המערכת הזו היא כמו צוות שלם של עובדים מסורים שעובדים 24/7:
• חוסכת שעות רבות של עבודה ידנית
• מונעת טעויות אנוש שעלולות לעלות ביוקר
• מאפשרת מעקב מדויק אחר כל הזמנה
• מייעלת את תהליכי העבודה בצורה דרמטית
סיפור מהשטח
לדוגמה, כשדנה הזמינה סט מוצרים מהחנות בשעה 2 בלילה, המערכת טיפלה בהזמנה שלה באופן מושלם: קלטה את הפרטים, בדקה זמינות, עדכנה את כל המערכות הרלוונטיות, והכינה הכל לטיפול בבוקר המחרת. כשצוות השירות הגיע למשרד, ההזמנה כבר הייתה מוכנה לטיפול, עם כל המידע הנדרש מאורגן בצורה מושלמת.
המבט לעתיד
האוטומציה הזו היא לא רק כלי טכנולוגי – היא מאפשרת לצוותים של אבי סופר להתמקד בצמיחה ובשיפור השירות. במקום להתעסק בהעברת נתונים ידנית ובתיקון טעויות, הם יכולים להשקיע את זמנם בפיתוח העסק ובמתן שירות אישי ואיכותי ללקוחות.
זהו סיפור של חדשנות טכנולוגית שפוגשת צרכים עסקיים אמיתיים. מערכת שהופכת תהליכים מורכבים לפשוטים, ומאפשרת לעסק לצמוח ולשגשג בעידן הדיגיטלי.
ארכיטקטורה ומימוש
האתגר העסקי:
אבי סופר מפעיל מערך מכירות מורכב המשלב חנות אונליין ב-Prestashop עם מערכת ניהול עסקית בפריוריטי. האתגר המרכזי הוא סנכרון אוטומטי של הזמנות חדשות בין המערכות תוך שמירה על דיוק ויעילות תפעולית.
הפתרון:
פיתחנו תרחיש אוטומציה מתקדם ב-Make.com שמטפל בתהליך באופן הבא:
- התרחיש מתחיל ברגע שמתקבלת הזמנה חדשה במערכת Prestashop
- מערכת ה-Webhook קולטת את פרטי ההזמנה המלאים, כולל פרטי לקוח, כתובת משלוח ומוצרים
- המערכת מבצעת אגרגציה של נתוני ההזמנה ומארגנת אותם במבנה אחיד
- מתבצעת בדיקה והתאמה של פרטי המוצרים מול מערכת הניהול
- המידע נשמר זמנית במאגר נתונים ייעודי לצורך עיבוד והעברה
- ההזמנה מועברת למערכת פריוריטי בפורמט התואם את דרישות המערכת
- מתבצעת בדיקת תקינות והתאמה של המוצרים בין המערכות
- המערכת מטפלת בהעברת מידע על מחירים, הנחות ודמי משלוח
- המערכת כוללת מנגנון retry אוטומטי במקרה של כשלים בתקשורת
- קיימת מערכת ניטור ובקרה המוודאת השלמת התהליך בהצלחה
- במקרה של שגיאה, המערכת מנסה עד 3 פעמים לבצע את הפעולה מחדש
היתרונות העסקיים:
- חיסכון משמעותי בזמן ידני שהיה מושקע בהעברת הזמנות בין המערכות
- מניעת טעויות אנוש בהקלדת נתונים
- זמן תגובה מהיר ללקוחות
- שיפור בשליטה ובקרה על תהליך ההזמנות
- יכולת מעקב מדויקת אחר סטטוס כל הזמנה
